In het zonnetje . . .

Joost, Annette en Guido

Er zijn veel vrijwilligers bij de vereniging in de weer die het vroeg- en laatzwemmen mogelijk maken. Deze keer zetten we graag de ledenadministratie in het zonnetje.
Bij iedere vereniging hoort een ledenadministratie: om bij te houden wie lid is, wie betaald heeft, hoe iedereen bereikt kan worden en om de leden op de hoogte te houden van belangrijke ontwikkelingen. Gelukkig hebben we een fantastisch, hard werkend team dat zich hiermee bezighoudt: Guido, Annette en Joost. Zonder hen zou de vereniging niet kunnen draaien!

Vooral in de lente, rond de start van het buitenzwemseizoen, is het heel druk. Iedere dag krijgen ze tientallen betalingen binnen die allemaal in het systeem verwerkt moeten worden en er zijn veel mails met vragen die beantwoord moeten worden (sinds 30 maart meer dan 600!). 
Guido is het hoofd van de ledenadministratie. Hij heeft Banster, een online ledenadministratiesysteem, aangepast voor de vereniging en sleutelt er nog regelmatig aan. Een voorbeeld daarvan is dat het dit seizoen mogelijk is om zwemuren in het systeem te reserveren en te annuleren. Sinds 2020 versterken Annette en Joost de ledenadministratie.

De ledenadministratie doet dit werk met plezier, maar ze doen dat naast allerlei andere dingen. Daardoor kunnen ze de vragen niet altijd onmiddellijk beantwoorden, hoe graag ze dat ook zouden willen.

Hoe kunnen de leden hen helpen?
1) Gebruik altijd dezelfde gegevens
Als iemand een vraag stelt of een betaling doet, moeten ze dat kunnen koppelen aan een lidmaatschap. Helaas is soms serieus speurwerk vereist om daarachter te komen! Dat komt dan vaak doordat iemand mailt of geld overmaakt met een naam die ze niet kennen, of geen factuurnummer of lidmaatschapsnummer erbij zet. 

2) Stel je vraag op tijd 
Wil je bijvoorbeeld een zwemafspraak annuleren? Geen probleem, maar wacht dan niet tot het laatste moment, want dan kunnen ze dat verzoek niet meer behandelen. Iemand die op de wachtlijst staat zou dan niet meer kunnen zwemmen en dat zou jammer zijn.

Reacties zijn gesloten.